SA gitna ng patuloy na nagbabagong hubog at hamon sa larangan ng empleyo, organisasyon, industriya, komunidad at lipunan, may matinding pangangailangang umangkop at tumugon sa pamamagitan ng pag-aaral at pagsasanay upang hindi maging atrasado at hindi mapag-iwanan ng panahon. Isa sa mga paraan para sa pagsasakatuparan nito at upang maging siyentipiko at sistematiko ang dulog ay sa pamamagitan ng training needs analysis (TNA). Ang training needs analysis ay tumutukoy sa buong proseso ng pagsisiyasat sa agwat (o gap) ng kasalukuyang antas na nakamit ng organisasyon kumpara sa itinakda nitong layunin. Batay sa magiging resulta ng pagsusuri, makabubuo at makapagpapatupad ng mga pagsasanay para tugunan ang mga natukoy na kakulangan at limitasyon. Ang mga sumusunod ay ilang gabay at panuntunan sa pagpaplano, pagbabalangkas at pagsasagawa ng training needs analysis.
- Sagutin ang mga mahahalagang katanungan at konsiderasyon na may kinalaman sa training needs analysis: Una, may pangangailangan ba sa pagsasagawa ng pagsasanay? Ikalawa, anong opisina at sino-sinong indibidwal ang mga nangangailangan ng pagsasanay? Ikatlo, anong partikular na pagsasanay ang kailangan? Ikaapat, sino ang magsasagawa at mamahala ng pagsasanay?
- Alamin ang kasalukuyang estado ng organisasyon at kung anong ang nais makamit at kahantungan sa hinaharap.
- Alamin din ang kasalukuyang kalagayan ng mismong mga kawani batay sa kanilang karanasan, kakayahan at kasanayan.
- Tukuyin kung may kakulangan ang kawani batay sa kaalaman, kasanayan at kakayahang isinasaad ng posisyon at inaasahan mula sa kanila.
- Tanungin at linawin: Natutugunan ba ng organisayon, posisyon at kasanayan ng mga kawani ang layuning itinakda ng organisasyon?
- I-mapa ang mga nakikitang agwat at kakulangan sa organisasyon, posisyon at kasanayan ng mga kawani at ang ugnayan ng mga ito.
- Ugatin ang dahilan ng mga agwat at limitasyong ito at tukuyin ang mga kaakibat na manipestasyon o sintomas ng mga puno’t dulo ng problema gamit ang problematique technique. Sinisiyasat ng problematique technique ang ugat (superordinate causes) at sintomas (subordinate causes) ng problema.
- Tukuyin ang pagkakasunod-sunod ng prayoridad (order of priority) batay sa kagyat na pangangailangan (urgency) at taglay na rekurso ng organisasyon (resource availability).
- Tukuyin ang short-, medium- and long-term goals ng organisasyon at ang ugnayan ng mga ito. Tingnan din ang pagtatambal nito sa personal at professional goals ng mga kawani.
- Tukuyin din kung anong partikular na kaalaman, kasanayan at kakayahan ang kailangan upang magampanan ang partikular na trabaho o responsibilidad gamit ang iba’t ibang metodo ng pagsisiyasat at beripikasyon.
- Gawing siyentipiko ang pagtukoy sa kaalaman, kasanayan at kakayahan na dapat taglayin ng mga kawani upang makamit ang mga layunin ng organisasyon.
- Tukuyin ang kasalukuyang kapasidad ng organisasyon. Alamin pareho ang kalakasan at kahinaan nito sa usapin ng kasanayan at kakayahan ng pamunuan at mga kawani.
- I-disenyo ang mga programa at proyektong pampagsasanay alinsunod sa tunay na kalagayan ng kawani o lakas-paggawa. Sipatin din ang panlabas na ekolohiya ng organisasyon bilang mahalagang salik ng pagdedesisyon.
- Linawin simula’t sapul kung ano ang konsepto at sukatan ng tagumpay ng organisasyon (concept and measure of success).
- Magtakda ng panahon kung kailan dapat taglayin ang mga partikular na kasanayan at kakayahan. Tandaan na sa mabilis na pagbabago ng larangan ay maaaring mapaso o maluma ang mga kinagisnang kaalaman at kasanayan.
- I-komunika nang malinaw at maayos ang mga pangangailangan at ekspektasyon sa posisyon at sa kawani na umookupa nito.
- I-komunika rin nang malinaw at sistematiko ang layunin ng organisasyon sa bawat kawani, dibisyon at departamento.
- Pagpunyagian na maging isang learning organization na tuloy-tuloy na natututo at umuunlad bilang institusyon.
- Linawin kung anong antas ng training needs analysis ang kailangan. Maaari itong tumukoy sa (1) kasanayang dapat taglayin ng organisasyon sa pangkalahatan,
(2) kasanayang kaakibat ng trabaho/posisyon o (3) kasanayang inaasahang linangin ng indibidwal na kawani. - Pagsumikapang magkaroon ng unique value proposition bilang organisasyon. Isa sa mga paraan upang makamit ito ay sa pamamagitan ng pagkaroon ng mga kawani na may natatanging kaalaman, kakayahan at kasanayan.
- Ituring ang pagbibigay ng pagsasanay sa mga kawani bilang pagkakataon na sila ay umunlad sa parehong personal at propesyonal na antas.
- Bigyan ng pagkakataon ang lahat ng makapagsanay at umunlad. Hindi ito dapat monopolyado lamang ng iilan. Maging ehemplo ng organisasyonal at panlipunang hustisya.
- Hasain ang mga kawani sa mga makabagong teknolohiya upang hindi mapag-iwanan at nang sa gayon ay maiwasan din ang technostress.
- Sumangguni sa mga kawani ukol sa mga kasanayan na gusto nilang taglayin at paunlarin.
- Magsagawa ng benchmarking sa ibang organisasyon upang may dagdag na batayan ng pagkukumpara at pagdedesisyon.
- Siyasatin at suriin mabuti kung ang isang posisyon ay nagsasaad ng mga kinakailangang kaalaman, karanasan, kakayahan at kasanayan upang makapag-ambag ito sa layunin ng organisasyon sa partikular at lipunan sa pangkalahatan.
- Tukuyin ang mga rekurso na mayroon ang organisasyon para sa isasagawang pagsasanay.
- Tukuyin ang kultura na mayroon ang organisasyon (organizational culture) at ang kultura na inaasahang taglayin ng mga kawani.
- I-mapa ang mga kailangang kaalaman, kakayahan at kasanayan at ang tambalan ng mga ito.
- Tukuyin kung anong gawi at asal sa trabaho ang kailangan upang matugunan ang pangangailangan ng organisasyon.
- Gumamit ng mabisang komunikasyon upang maging malinaw ang pagsasaad ng prinsipyo, pakay, patakaran, plano at proseso ng organisasyon.
- Alamin ang mga sumusunod sa pagbuo ng task analysis: trabahong sinusuri, partikular ng layunin ng organisasyon, gampanin na inaasahan mula sa empleyado, kaalaman/kasanayang kailangan, antas ng kaalaman/kasanayan na kailangan, pangangailangan sa pagsasanay, rekomendasyon sa pagsasanay, at panukat na gagamitin.
- Ikonsidera na ang training needs analysis ay may pang-organisasyonal, operasyonal at indibidwal na antas.
- Tandaan na mahalaga ang suporta ng organisasyon sa mga kawani para sa personal at propesyonal na pag-unlad. Lumilikha dapat ang pamunuan ng organisasyon ng isang kapaligirang (o organizational climate) kahali-halina at mapagkalinga.
- Tukuyin kung anong kulturang pang-edukasyon at pampagsasanay ang taglay ng organisasyon. Mahalaga ito sa pagsasagawa ng training needs analysis bilang isang instruktibong gawain.
- Linawin at itakda kung anong antas ng kasanayan at kakayahan ang kailangan o nais makamit (halimbawa: payak na kaalaman, aplikasyon ng kaalaman o kadalubhasaan sa larangan).
- Tukuyin kung bahagi ba ang teknolohiya sa magiging pagsasanay. Kung kabahagi ay isaad dapat kung anong partikular na teknolohiya ang mga ito (halimbawa: artificial intelligence, immersive technology at iba pa).
- Tukuyin ang mga panloob at panlabas na salik at puwersa na nakakaapekto sa kultura ng propesyonal na pag-unlad ng kawani at organisasyon.
- Alamin at i-antisipa rin ang mga magiging balakid, alalahanin at problemang kaugnay sa pagsasagawa ng training needs analysis.
- Planuhin ang isasagawang inisyatiba at interbensyon para tugunan ang puwang at kakulangan sa kasanayan.
- Gumamit ng socio-ecological model (SEM) upang makita ang malawak na saklaw ng kapaligiran kung saan nakapaloob ang organisasyon (indibiwal, kapwa kawani, ibang dibisyon o departamento, pamunuan, organisasyon, komunidad at ang lipunan).
- Tukuyin din ang gagamiting appraisal at assessment strategy para malaman kung umuunlad ang mga kawani mula sa inisyatiba at interbensyon.
- Tukuyin ang paraan na gagamitin upang siyasatin, sukatin at suriin ang epekto at bisa ng isinagawang pagsasanay sa organisasyon sa pangkalahatan.
Sa konteksto ng training needs analysis, ang mga pagsasanay na ito ay maaaring alinman sa mga sumusunod: leadership training, gender mainstreaming, coaching and mentoring, change management, production management, strategic communication, occupational health and safety, diversity management, intercultural communication, conflict resolution, economic intelligence, legal mechanism and regulation, information and knowledge management, stress management, quality assurance, AI literacy and ethics, futures thinking, stakeholder engagement, social mobilization, critical thinking, risk management, media and information literacy, impact assessment at iba pa.
Bilang pagbubuo(d), dapat isaisip na ang pagsasanay ay dapat sumasaklaw hindi lamang sa professional excellence kundi maging sa ethical competence. Ang anumang kaalaman, kasanayan at kakayahan na nalilinang ay dapat nag-aambag tungo sa kabutihan at kaginhawahan ng indibidwal, organisasyon, larangan, komunidad at lipunan sa pangkalahatan.
Para sa inyong komento at pagbabahagi, maaaring umugnay sa pamamagitan ng [email protected].