KRITIKAL ang papel na ginagampanan ng administrative communication sa proseso ng pagpaplano, pamamahala, koordinasyon, pagpapatupad, pagsubaybay at ebalwasyon na isinasagawa sa loob ng organisasyon at maging ng pakikipag-ugnayan nito sa mas malawak na larangan. Nagbibigay daan din ang administrative communication upang maglinaw sa mga gampanin at pananagutan ng bawat isa at sa isa’t isa. Ang mga sumusunod ay ilang tala ng mahahalagang kaalaman at usapin ukol sa administrative communication bilang isang instrumento, larangan at praktika.
· Ang terminong administrative ay halaw sa salitang Latin na “administrativus” na may kahulugang pamamahala (o “management’).
· Samantalang, ang katagang communication naman ay nag-ugat mula sa salitang Latin na “communicare” na ang ibig sabihin ay magbahagi, ibahagi o makibahagi
(o “to share”).
· Mahihinuha mula sa etimolohiya ng terminong administrative communication ang relasyonal at mapanlahok nitong katangian.
· Bilang depinisyon, ang administratibong komunikasyon ay ang pagbabahagi o pagpapalitan ng impormasyon na maaaring tumukoy sa isa o kalipunan ng mga ideya, kaisipan, pananaw, diskurso, instruksyon, paalala, panuntunan, tugon at iba pa.
· Adhikain ng administrative communication na salimbayang makamit ang personal, propesyonal, at panlipunang layunin ng organisasyon at ng mga bumubuo rito. Mahalaga ang papel nito para matiyak ang tambalan at dugtungan ng mga nabanggit na layuning may iba’t ibang diin, antas at saklaw.
· Ayon sa systems theory, upang patuloy na umiral at yumabong ang isang organisasyon, institusyon o lipunan ay kinakailangang taglayin ang tatlong sumusunod na palitan ng rekurso o resources: (1) exchange of material,
(2) exchange of energy at (3) exchange of information. Sa kontekstong ito, ang tinutukoy sa nabanggit na palitan ng impormasyon ay ang proseso ng komunikasyon (Ongkiko & Flor, 1997).
· Mahalaga ang ginagampanan ng administratibong komunikasyon sa pagpapakilala at pagpapatibay ng mga pagpapahalaga (o values) na tinatanganan ng organisasyon. Sa sitwasyon ng Unibersidad ng Pilipinas (UP), kung “honor, excellence, and service” ang mga ito, kailangang ganap na maipakita ang mga naturang pagpapahalaga sa mismong kurikulum, pananaliksik, serbiyo publiko, pamunuan, kawanihan, mag-aaral, alumni, patakaran, programa at proyekto ng pamantasan bilang institusyon.
· Kritikal din ang ginagampanan ng administratibong komunikasyon upang manatili ang moral at motibasyon ng mga kawani. Ang komunikasyon ay dapat nakabatay sa respeto, tiwala, katapatan, malasakit at pagkalinga.
· Tuwinang ikonsidera ang layon, awdyens at konteksto sa pagbuo at pagpapahayag ng mensahe.
· Mahalagang maging malinaw sa lahat ang iba’t ibang porma at pormat ng komunikasyon kagaya ng pasalita, pasulat, biswal, di-berbal at multimodal.
· Mula sa punto-de-bista ng functionalist at systems theories, ang organisasyon ay ikinukumpara sa isang organismo na binubuo ng mga subsystem na mayroong kaugnayan at interaksyon sa isa’t isa. Kabilang dito ang mga komite, yunit, dibisyon, at departamento na bumubuo sa organisasyon.
· Sentral ang ginagampanan ng komunikasyon sa proseso ng pagbuo ng institusyonal na tiwala (institutional trust). Wika nga nina Covey, Merrill at Merill (1995) sa akdang First Things First, “Trust is the glue of life. It’s the most essential ingredient in effective communication. It’s the foundational principle that holds all relationships.”
· Gamitin ang epektibong komunikasyon sa pagbuo ng mga makabuluhang katanungan upang makapagpalalim ng diskurso, maglinaw sa gitna ng kalituhan at magresolba ng hindi pagkakaunawaan.
· Gawing kasangkapan ang administrative communication upang palakasin ang diversity, equity and inclusion management sa organisasyon. Mahalaga ito upang maging demokratiko at mapanlahok ang istruktura, proseso at kultura ng organisasyon para sa lahat ng uring panlipunan, kasarian, lahi at mga may kapansanan.
· Mahalaga ang pagiging mapagmasid, mapagnilay at pagiging sensitibo sa komunikasyon upang maging malay sa persepsyon, damdamin at karanasan ng iba, lalo na ng mga pangkaraniwang kawani.
· Maging sensitibo rin sa mga pagbabagong nagaganap sa loob at labas ng organisasyon. Maaaring gamitin ang socio-ecological model (SEM) upang maunawaan ang mas malawak na panlipunang ekolohiya (o social ecology) na sumasaklaw sa indibidwal, katrabaho, pamunuan, organisasyon, industriya, sektor, lokalidad at pandaigdigang komunidad.
· Malinaw din dapat kung ano ang sinusunod na proseso, daloy at direksyon ng komunikasyon sa organisasyon. Ito ay maaaring top-down, bottom-up, lateral o eksternal.
· May mga kapansin-pansin ding pagkakaiba-iba ng moda, tenor at rehistro na ginagamit sa komunikasyon. Ang moda ay tumutukoy sa porma at pormat ng komunikasyon kagaya ng pasalita, pasulat, biswal, di-berbal o kombinasyon ng mga ito. Ang tenor naman ay sumasalamin sa relasyon sa pagitan ng nagpapahayag sa kanyang mga kausap o awdyens tulad ng pagiging demokratiko o dominante, mapanghamig o antagonistiko, mahinahon o agresibo, tapat o sarkastiko at iba pang nagtatambal o nagtatalabang aktitud o damdamin. Samantalang, ang rehistro naman ay may kinalaman sa pormalidad o impormalidad ng mensahe na maaaring maging akademik, teknikal, propesyonal, opisyal, kaswal, kombersasyonal, emosyonal o kombinasyon ng ilang nabanggit alinsunod sa pangangailangan.
· Kabilang sa mga paraan, pormat at plataporma ng administratibong komunikasyon ang mga sumusunod: periodic report, company manual, memorandum, bulletin board, newsletter o gazette, brochure, organizational chart, flip chart, intranet, website, social media, email, text, private message at iba pa.
· Tiyaking tinataglay ng mga mensahe ang mga sumusunod na katangian: linaw, katumpakan, napapanahon, tamang haba, nagtatambalang mga moda at elemento, at iba pa.
· Maglaan tuwina ng plataporma para sa feedback upang magkaroon ng pagkakataong maglinaw, magtuwid at makapagpaunlad.
· Bukod sa mga administrative assistant sa opisina ay lumaganap na rin ang paggamit at pagsandig sa mga virtual assistant bilang katuwang sa komunikasyon at koordinasyon. May mga opisina na pinagtatambal ang dalawa.
· Sa praksis ng administrative communication at organizational communication, mahalagang ganap na maunawaan ang umiiral na organizational structure, organizational process at organizational culture sa institusyon. Sa kontekstong ito, kapwa mahalaga ang explicit (formal) at tacit (informal) knowledge sa organisasyon.
· Mahalaga ring mapalakas ang pagbabahagi ng kuwento, kuwenta at konteksto upang matipon at mapaghalawan ng aral ang institutional memory mula sa mga namumuno at kawani ng organisasyon.
· Mahalagang nagtatambal-tambal ang bisyon, misyon, mandato, mensahe at iba pang elemento ng organisasyon upang maging ganap ang pagbibigay-hugis at pagbibigay-kahulugan nito sa sariling imahe at identidad mapaloob o mapalabas man ng institusyon.
· Ginagabayan dapat ng etika ng komunikasyon ang pagbalangkas, pagbuo at pagpapadala ng mensahe at maging ang pagtanggap ng mga reaksyon at puna.
· Paunlarin ang sistema ng dokumentasyon upang mas maging masinsin ang pagtitipon ng datos, impormasyon at dokumento.
· Mapanghamon at masalimuot ang administrative communication dahil sa magkakaiba at kung minsan ay nagbabanggaang pananaw ng mga puwersa at grupo sa organisasyon.
· Esensiyal din ang papel ng administrative communication sa pagiging tulay sa pagitan organisasyon at komunidad. Hindi dapat umiinog sa alapaap o mistulang nasa pedestal ang organisasyon dahil bahagi rin ito ng mas malawak na sinasandigang komunidad at lipunan.
· Gawing batayan ng pananaliksik ang mismong datos at danas sa organisasyon upang maging salalayan ng babalangkasin at ipapatupad na mga patakaran, plano, proseso, programa at proyekto. Sa parametrong ito, masasabing napakahalaga ng administrative communication sa pagsusulong ng research-informed o inquiry-based governance.
· Linangin ang kasanayan sa administrative communication katambal ang organizational communication, leadership communication, policy communication, interpersonal communication, intercultural communication, social responsibility communication, crisis communication at ang kanilang mahigpit na ugnayan sa isa’t isa.
Bilang pagbubuo(d), tandaan na ang adhikain ng administratibong komunikasyon ay ang lumikha ng isang kaayusan na makapagbibigay ginhawa at kapanatagan sa lahat ng sektor at stakeholder. Upang magkaroon ito ng katuparan, kailangang malay ang bawat isa sa mga pinagdaanang kabiguan at tagumpay ng organisasyon para mapaghalawan ng kaalaman, aral at inspirasyon. Tukoy din dapat ang kapaligiran at kontekstong pumapalibot sa organisasyon dahil nagsisimula ang mabisang administratibong komunikasyon sa malalim na kamalayang panloob na tumatagos sa malawak na kamalayang panlabas.
Para sa inyong reaksyon at pagbabahagi, maaari ring umugnay sa pamamagitan nito: [email protected].