ANG information and knowledge management (IKM) ay tumutukoy sa siyentipiko, sistematiko at masining na pagtitipon, pag-uuri, pag-iingat, pagbabahagi at paggamit ng kolektibong kaalaman at kasanayan upang mapakinabangan sa pagpaplano, pagdedesisyon, pagpapatupad at pagsusuri tungo sa ikatatagumpay ng organisasyon. Tinitiyak ng information and knowledge management na ang kaalaman ay naipapasa, napapakinabangan at hindi naaaksaya sa kabila ng pagpapalit-palit, pagbibitiw o pagreretiro ng pamunuan at/o kawani. Ang mga sumusunod ay tala ng mga paalala at panuntunan sa pagpapatupad at pagsusulong ng information and knowledge management bilang isang pangkomunikasyon, pang-organisasyon at panlipunang larangan at praktika.
· Pahalagahan ang indibidwal at kolektibong kaalaman, kasanayan, karanasan at ala-ala ng mga miyembro ng organisasyon. Sa pamamagitan ng information and knowledge management ay mas napananatili, napakikinabangan at nalilinang ang kaalaman at kasanayan bilang salik, rekurso at pagkakakilanlan.
· Isaisip na sa pangkalahatan ay maiuuri ang kaalaman bilang explicit knowledge at tacit knowledge. Ang explicit knowledge ay tumutukoy sa mga kaalamang hayag na nakalahad sa mga dokumento at natitipon sa mga database. Halimbawa nito ang kaalaman at kasanayan sa propesyon at larangan na nilalaman ng mga company at training manual. Samantalang ang tacit knowledge naman ay tumutukoy sa mga personal at eksperiyensyal na kaalaman na nakalagak sa isipan, alaala at kalooban na kadalasan ay sa pasalita at di-berbal na paraan lamang naipapahayag. Kabilang sa tacit knowledge ang alaala, agam-agam, kuro-kuro at muni-muni. Halimbawa nito ang diskarte at disposisyon sa trabaho na pinanday ng mahabang karanasan sa larangan na hindi matatagpuan o mababasa sa anumang company manual o management textbook.
· Gamitin ang information and knowledge management upang etikal at responsableng matipon, masinop at maidokumenta ang mga tacit knowledge para maiproseso at maisalin bilang explicit knowledge. Sa pamamagitan ng ganitong transpormasyon ay mas mabilis itong mahahalaw at higit na mapakikinabangan ng nakararami. Isagawa ang pagtitipon ng tacit knowledge sa pamamagitan ng storytelling, panayam, obserbasyon, mentorship at iba pang mga mapanlikha (creative), mapanlahok (participatory) at nakakapagsakapangyarihang paraan (empowering).
· Taglayin ang isang uri ng pag-iisip (mindset) at pagpapahalaga (values) ukol sa datos at impormasyon bilang “oxygen” ng organisasyon. Sa pamamagitan ng epektibo, episyente at etikal na information and knowledge management ay mas magiging maayos ang proseso ng koordinasyon at integrasyon ng mga gawain at gampanin ng bawat miyembro at departamento.
· Gamitin nang matalino ang information and knowledge management upang tukuyin kung anong mga datos at impormasyon ang mahahalaga at kapaki-pakinabang sa pag-iral at pag-unlad ng organisasyon at mga bumubuo rito.
· Tiyakin ang kahalagahan ng mga kinakalap na datos at impormasyon alinsunod sa mga sumusunod na konsiderasyon at layunin: pagiging cross-functional, cross-professional, cross-departmental, cross-disciplinal at cross-sectoral.
· Ituring ang mga datos at impormasyon bilang salalayan ng pananaliksik, pagsusuri at paninindigan. Sandigan din ito ng matalinong pagdedesisyon, pagpapasya at pagreresolba ng problema lalo na sa konteksto ng isang VUCA world (volatile, uncertain, complex and ambiguous).
· Paunlarin ang organisasyon sa pamamagitan ng mahusay na pamamahala ng datos, impormasyon at kaalaman. Halimbawa, sa tulong ng data-driven decision making ay matutukoy ang mga aktuwal na pangangailangan, tamang alokasyon ng pondo, at responsableng pagtustos ng badyet.
· Bigyang halaga ang ginagampanan ng information and knowledge management sa maagap at matalinong pagreresolba ng problema. Sa tulong nito ay mas madaling maihanda, mahalaw at magamit ang mga datos bilang batayan ng completed staff work (CSW) at policy options.
· Gawing kultura ang demokratiko at may pananagutang pagpapalitan ng impormasyon at kaalaman upang maiwasan ang kultura ng bakuran at pagmomonopolisa ng rekurso (knowledge and resource hoarding).
· Tugunan ang maaksaya at bulagsak na paggamit ng rekurso sa organisasyon sa pamamagitan ng masinsin at malayuning pangangalap, pag-uuri at pagsusuri sa mga kaugnay na datos at impormasyon. Halimbawa, sa pamamagitan ng pag-aanalisa sa pagkonsumo ng elektrisidad batay sa buwanang bill (statistics and metrics) at ang pag-unawa sa konsepto at paraan ng pagtitipid ng mga kawani (stories and meanings) ay mas magiging epektibo ang energy conservation program ng opisina.
· Bigyang-diin ang kahalagahan ng kuwento, naratibo, alaala, pagpapahalaga at pagpapakahulugan ng pamunuan at kawani sa pagbuo ng institutional history ng organisasyon. Samakatuwid, ang institutional history ay hindi lamang dapat nakabatay sa opisyal na tala ng kasaysayan ng organisasyon at sa bersyon ng katotohanan ng pamunuan.
· Sandigan ang kolektibong karunungan ng organisasyon upang mas maging tumutugon ang mga interbensyon sa aktuwal na pangangailangan at mapalakas din ang demokratikong kultura sa pamamahala.
· Paunlarin ang kasanayan sa mabisang komunikasyon dahil kritikal na bahagi ito ng information and knowledge management. Tandaan na sentral sa information and knowledge management ang pakikipagkapwa at palitan ng impormasyon.
· Pakinabangan ang mga mahahalagang impormasyon at huwag hayaang mabinbin at maimbak lamang ang mga ito sa mga pisikal na kabinet o dihital na repositoryo bilang huling hantungan.
· Tandaan na sa pamamagitan ng maayos na information and knowledge management ay mas responsableng nagagamit ang oras at iba pang rekurso dahil higit na nagiging episyente ang pagtukoy, paghahanap at pamamahagi ng impormasyon para sa itinakdang layunin.
· Maglaan ng mga espasyo at bumuo ng mga plataporma na magpapasimula at magpapayabong sa kultura ng information and knowledge management sa organisasyon. Himukin at kumbinsihin ang iba ukol sa kahalagan at pakinabang nito sa pagkakamit ng 7 Es of governance (efficiency, effectiveness, economy, excellence, engagement, equity at ethics).
· Dumalo at magpadalo sa mga pag-aaral at pagsasanay ukol sa batayan at abanteng kaalaman sa information and knowledge management. Ugaliin ding magbasa ng mga libro at artikulong inakda ng information and knowledge management expert na si Professor Emeritus Alexander G. Flor ng UP Open University.
· Paunlarin ang kultura ng pagiging learning organization ng institusyon at pagiging lifelong learner ng mga kawani at pamunuan.
· Gawing lunsaran ang common data pool at common knowledge upang maging batayan ng pagkakaisa, kolaborasyon at pag-aksyon sa organisasyon.
· Tandaan ang kahalagahan ng batayang datos at sininsing kaalaman sa pagbuo ng mga umaangkop na inisyatiba, interbensyon at inobasyon sa organisasyon.
· Tipunin sa pamamagitan ng information and knowledge management ang kontekstuwalisadong best practices na maaaring mapaghalawan ng inspirasyon at aral.
· Imaksimisa ang modernong teknolohiya nang may pagsasang-alang-alang sa etikal at panlipunang konsiderasyon. Maaari ring gumamit ng mga online collaboration tool at bumuo ng mga virtual community of practice (e-COP) upang mas maging episyente, masaklaw at mabunga ang ugnayan at koordinasyon sa organisasyon, propesyon at larangan.
· Maging masinop, maingat at responsable sa pagtitipon ng mga datos at impormasyon. Tiyaking may backup copies ng mga dokumento at pangalagaan ang mga ito alinsunod sa mga umiiral na data privacy policy sa bansa at organisasyon. Sa pamamagitan din ng masinop na pag-iingat ng datos at impormasyon ay maiiwasan ang pagiging hiwa-hiwalay, kalat-kalat at kulang-kulang nito.
· Magsagawa ng knowledge mapping upang matukoy kung ano ang kaugnayan ng impormasyon sa isa’t isa, paano sila maoorganisa bilang isang kalipunan at anong impormasyon pa ang kulang.
· Bumuo ng isang information and knowledge management committee o department upang mas matutukan ang gampanin at higit na mapaunlad ang larangan. Magtalaga rin ng information and knowledge management focal person, head o officer.
· Maging masinop at mapanuri sa paggamit ng artificial intelligence (AI) sa larangan ng information and knowledge management. Kaugnay nito, maging kritikal din sa training data kung saan nakabatay at nakaprograma ang AI bilang teknolohiya. Tiyaking hindi ito nagtatangi batay sa uri, kasarian at etnisidad. Bilang panimula ay maaaring sumangguni sa babasahing ito: Artificial intelligence at kasarian: Etika, politika at praktika – Pinoy Peryodiko
· Pairalin ang katarungan sa pagtukoy at pagkalinga sa mga sektor na pinagkakaitan at pinakanangangailangan ng datos, impormasyon at kaalaman sa pamamagitan ng demokratikong pagpapatupad ng information and knowledge management policies, plans and programs.
Lagi’t laging itanong at linawin: para saan at para kanino ang information and knowledge management?
· Pahalagahan ang mga alternatibong epistemolohiya na nagtatampok sa kaalaman at pagbibigay-kahulugan ng mga matatanda, kababaihan, katutubo, lokal na komunidad at iba pang kabilang sa panlipunang minorya.
Bilang pagbubuo(d), mahalagang pakatandaan ang mga kasabihang “data is the new oil,” “information is a strategic asset,” at “knowledge is power.” Marapat lamang na ang mga rekursong ito ay matipon, maorganisa, mapangalagaan, mahalaw, magamit at maikonteksto para sa pagsasakatuparan ng mga magkakatambal at magkakadugtong na personal, propesyonal at panlipunang hangarin.
Para sa inyong reaksyon at pagbabahagi, maaari ring umugnay sa pamamagatin ng [email protected].